社内不正が疑われるときの調査方法とは？初動対応・証拠保全・外部調査の進め方を解説

社内不正が疑われる段階では、まず「疑い」を「確認可能な事実」に分解する必要があります。

社内不正は、横領、情報漏えい、取引先との癒着、勤怠不正など内容によって確認すべき証拠が異なります。最初にやるべきことは、本人を追及することではなく、疑われている行為、関係者、被害範囲、残っている資料を整理することです。

特に初動では、社内資料、システムログ、会計資料、メール、チャット、入退室記録など、後から消える可能性のある情報を優先して押さえる必要があります。

この記事では、社内不正が疑われるときに、社内でまず確認すべきこと、証拠保全の進め方、外部調査を使うべき場面を解説します。

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社内不正調査とは

社内不正調査とは、従業員や役員による不正の疑いについて、事実関係、証拠、被害範囲、関与者、再発原因を整理するための調査です。

対象になる不正は、横領・着服のような金銭不正だけではありません。情報漏えい、取引先との癒着、キックバック、勤怠不正、社内ルール違反、ハラスメントの隠ぺいなど、企業の信用や事業継続に影響する行為も含まれます。

そのため、社内不正調査では「誰がやったか」だけでなく、「どの資料で証明できるか」「どこまで被害が広がっているか」「会社側の管理体制に問題がなかったか」まで確認する必要があります。

社内不正調査の目的は、主に以下の点にあります。

• 事実関係を明らかにする

• 関与者や被害範囲を確認する

• 証拠を確保する

• 処分や法的対応の判断材料を集める

• 取引先や関係者への説明に備える

• 再発防止策につなげる

社内不正は、企業の信用、取引関係、従業員の士気、経営判断に大きな影響を与えます。特に情報漏えいや金銭的不正の場合、対応が遅れるほど被害が拡大しやすくなります。

IPA（情報処理推進機構）も、組織内部者による顧客情報や製品情報などの漏えいは、事業の根幹を揺るがすインシデントになり得ると指摘しています。内部不正対策は、企業にとって重要なリスク管理の一つです。

社内不正調査が必要になる主なケース

社内不正調査は、明確な証拠が出てから始めるものとは限りません。むしろ、最初は「違和感」や「疑い」から始まることが多いです。

内部通報や匿名の告発があった

従業員や取引先から、特定の社員や部署に関する通報が入るケースです。

たとえば、

• 経費を不正に請求している

• 取引先から金銭を受け取っている

• 会社の情報を外部に流している

• 勤務時間中に業務外の行動をしている

• 管理職が不正を黙認している

といった内容です。

内部通報があった場合は、通報内容を鵜呑みにせず、通報者の秘密を守りながら、資料や関係者の証言によって事実を検証します。

通報者保護や公益通報者保護法については、後続の「通報者や関係者の保護を徹底する」で詳しく説明します。

経費・売上・在庫・帳簿に不自然なズレがある

経費精算、売上管理、在庫管理、請求書処理などに不自然なズレが見つかった場合も、社内不正調査が必要になることがあります。

たとえば、

• 領収書の金額や日付に不自然な点がある

• 特定の社員だけ経費精算が多い

• 実態のない取引先への支払いがある

• 在庫数と帳簿上の数字が合わない

• 同じ取引先に不自然な発注が続いている

といったケースです。

この段階では、いきなり本人に確認するのではなく、まずは関連資料を保全し、過去のデータと照合することが重要です。

関連記事：経費精算の不正とは？よくある手口・見抜き方・会社が取るべき対応を解説

情報漏えいやデータの持ち出しが疑われる

営業情報、顧客情報、技術情報、価格情報、契約情報などが外部に流出している疑いがある場合、早急な対応が必要です。

情報漏えいは、一度外部に出ると完全に回収することが難しくなります。

特に注意すべき兆候としては、

• 退職予定者が大量のデータにアクセスしている

• 業務上不要なファイルを閲覧している

• USBメモリやクラウドサービスへの不審なアクセスがある

• 競合他社に情報が渡っている可能性がある

• 取引先から「なぜその情報を知っているのか」と疑問が出ている

などがあります。

この場合は、社内ログの確認だけでなく、外部での接触先や情報の持ち出し先を確認する必要が出てくることもあります。

取引先との癒着やキックバックが疑われる

特定の社員と取引先の関係が近すぎる場合、癒着やキックバックの疑いが出ることがあります。

たとえば、

• 特定の取引先だけ不自然に優遇されている

• 相場より高い価格で発注している

• 見積もり比較が形式的になっている

• 社員と取引先担当者が私的に頻繁に会っている

• 契約内容に会社側の不利益が多い

といったケースです。

取引先との癒着は、社内資料だけでは見えにくいことがあります。社外での接触、金銭授受、関係先の実態などを確認する必要がある場合は、外部調査も選択肢になります。

関連記事：不正キックバックの調査方法｜発覚の兆候・証拠の集め方・取引先との癒着確認を解説

勤怠不正や副業隠しが疑われる

勤怠不正や副業隠しも、社内不正調査の対象になります。

ただし、この場合に確認すべきなのは、単に「勤務態度が悪いか」ではなく、勤怠記録、業務報告、PCログ、社用車の利用記録、成果物などに客観的な矛盾があるかです。

社内不正調査を始める前の初動対応

社内不正が疑われる場合、最初の対応で調査の成否が大きく変わります。

重要なのは、対象者に気づかれないように、客観的な証拠を確保することです。

調査対象者に気づかれないよう情報共有を限定する

社内不正が疑われる段階で対象者に調査の存在を知られると、証拠を削除されたり、関係者と口裏を合わせられたりする可能性があります。

調査初期の情報共有は、経営層、法務、人事、情報システム部門など、対応に必要な関係者に限定します。

また、本人や関係者への接触に先立ち、メール、チャット、システムログ、電子ファイルなど、削除や改ざんのおそれがある証拠を保全しておくことが重要です。

本人への確認やヒアリングを急がない

社内不正が疑われると、すぐに本人に確認したくなるかもしれません。

しかし、証拠が不十分な段階で本人に聞くのは危険です。

本人が否認した場合、その後の調査が難しくなることがあります。また、本人が調査されていることに気づけば、証拠を消したり、関係者に働きかけたりする可能性もあります。

ヒアリングは、最初に行うものではなく、客観的な証拠を整理した後に行うべきです。

先に確認すべきなのは、

• メール

• チャット

• 経費精算書

• 請求書

• 契約書

• 勤怠記録

• 入退室記録

• システムログ

• 防犯カメラ映像

などの客観資料です。

関係者を限定して情報を整理する

初動段階では、情報を広く集めようとするよりも、まずは限られた範囲で事実を整理します。

整理すべき内容は以下です。

• いつ疑いが発覚したか

• 誰に関する疑いか

• どのような不正が疑われているか

• 被害額や影響範囲はどの程度か

• 関係者は誰か

• すでに存在する証拠は何か

• 今後消える可能性のある証拠は何か

この段階で重要なのは、確定している事実と、まだ推測にすぎない情報を分けることです。

「おそらく不正をしている」という印象だけで処分や追及を進めると、後にトラブルになる可能性があります。

通報者や関係者の保護を徹底する

内部通報をきっかけに調査を始める場合、通報者の保護も重要です。

通報者が特定されると、職場内での不利益な扱い、嫌がらせ、人間関係の悪化などにつながる可能性があります。

また、通報者を守れない会社だと認識されると、今後の内部通報も機能しにくくなります。

公益通報者保護法では、公益通報を理由とする解雇の無効や不利益な取扱いの禁止などが定められています。調査時には、通報者の保護を前提に進める必要があります。

社内不正調査で最初に行うべき証拠保全

社内不正調査では、資料の内容を詳しく分析する前に、証拠が失われない状態を作る必要があります。

保全の段階では、不正の有無を結論づけるのではなく、後から検証できるように原本やデータの状態を維持することが重要です。

消失しやすいデータから優先して保全する

メール、チャット、システムログ、クラウドストレージの操作履歴、防犯カメラ映像などは、保存期間の経過や日常的な運用によって消える可能性があります。

疑いが発覚した時点で、どのデータがいつ失われる可能性があるのかを確認し、必要なものから優先して保存します。

PCやスマートフォンを不用意に操作しない

PC、スマートフォン、USBメモリ、外付けハードディスクなどは、操作しただけで更新日時やアクセス履歴が変わることがあります。

デジタル証拠が重要になる場合は、担当者が独断で端末を操作せず、必要に応じてフォレンジック調査の専門家へ相談します。

書類や記録の原本を確保する

横領、経費不正、架空取引、勤怠不正などが疑われる場合は、請求書、領収書、経費精算書、契約書、勤怠記録、入退室記録などを確保します。

この段階では内容の分析や照合を急ぐのではなく、差し替えや廃棄が行われない状態で保管することを優先します。

取得経緯と保管履歴を記録する

証拠を確保した際は、取得日時、取得者、取得方法、保管場所を記録します。

特に懲戒処分、損害賠償請求、刑事告訴などを見据える場合は、誰がどのような手順で証拠を取得・保管したのかを説明できる状態にしておくことが重要です。

社内不正調査の具体的な方法

社内不正調査では、不正の種類に応じて複数の調査方法を組み合わせます。

ひとつの証拠だけで判断するのではなく、書類、デジタルデータ、関係者の証言、行動実態などを総合的に確認することが重要です。

書類・会計資料の調査

横領、架空請求、キックバックなどの金銭不正では、請求書、領収書、契約書、発注書、納品書、振込記録などを照合します。

確認するのは、取引が実在するか、金額や発注先に不自然な偏りがないか、申請・承認・支払いの流れが適切かという点です。

口座履歴や在庫記録との照合、被害額の算定など、横領に特化した調査方法については、関連記事で詳しく解説します。

関連記事：横領の社内調査方法｜被害額の確認・証拠収集・責任追及の進め方を解説

デジタルデータ・ログの調査

情報漏えい、データ持ち出し、内部資料の不正利用が疑われる場合は、デジタルデータの調査が重要です。

確認対象には、

• PCの操作履歴

• メール送信履歴

• チャット履歴

• ファイルアクセス履歴

• USB接続履歴

• クラウドストレージの利用履歴

• 社内システムのログ

などがあります。

デジタルデータは、削除や改ざんが可能です。そのため、調査対象者に気づかれる前に保全することが重要です。

また、証拠性を保つためには、専門的な手順でデータを取得・保管する必要があります。

関係者へのヒアリング

関係者へのヒアリングは、社内不正調査において重要な手段です。

ただし、ヒアリングは順番が重要です。

最初に本人へ確認するのではなく、客観的な資料を確認したうえで、周辺関係者から段階的に事実を確認する方が安全です。

ヒアリングでは、

• 事実と推測を分ける

• 誘導尋問にならないようにする

• 発言内容を記録する

• 複数人の証言を照合する

• 通報者が特定されないよう配慮する

といった点が重要です。

本人へのヒアリングは、証拠を整理した後に行うべきです。

勤怠・行動履歴の確認

勤怠不正や副業隠しが疑われる場合は、出退勤記録、入退室記録、業務日報、社用車の利用記録などを照合し、会社への報告と勤務実態に矛盾がないかを確認します。

外回り営業やテレワークにおける具体的な確認方法は、関連記事で詳しく解説しています。

関連記事：社員のサボり調査の進め方｜外回り・テレワークの勤務実態確認と証拠収集を解説

取引先・関係先の実態調査

取引先との癒着、架空取引、キックバック、利益相反が疑われる場合は、取引先や関係先の実態確認が重要です。

確認すべきポイントは以下です。

• 取引先は実在しているか

• 事業実態があるか

• 社員や役員と個人的な関係がないか

• 取引条件が不自然ではないか

• 他社と比較して価格や条件が偏っていないか

• 特定の人物を通じて取引が集中していないか

社内資料だけでは、取引先との裏の関係までは見えにくいことがあります。

そのため、関係先の実態や外部での接触状況を確認することが必要になる場合があります。

外部での行動確認・素行調査

社内資料だけでは、競合企業や取引先との接触、勤務時間中の社外行動、会社資産の持ち出しなどを確認できない場合があります。

社外での行動確認が必要な場合は、調査目的と対象範囲を限定したうえで、外部調査を検討します。調査可能な範囲や違法リスクについては、社員の素行調査の記事で詳しく解説しています。

関連記事：社員の素行調査はどこまで可能？違法リスク・証拠収集・問題社員への対応を解説

社内調査だけでは限界があるケース

社内不正調査は、社内資料の保全や関係者へのヒアリングから始めるのが基本です。

一方で、社外での行動や第三者との関係など、社内資料だけでは確認できない事項については、外部の専門家による調査が必要になることがあります。

社外での接触や金銭授受を確認する必要がある

取引先との癒着やキックバックが疑われる場合、社内資料だけでは実態を確認できないことがあります。

社外での面会、会食、金銭授受、物品の受け渡し、競合企業との接触などを確認する場合は、外部での行動確認や関係先調査を検討します。

情報の持ち出し先や漏えい先を確認したい

社内ログから情報が持ち出された可能性を確認できても、その情報が誰に渡ったのかまでは分からない場合があります。

退職予定者、競合企業、取引先、外部協力者などへの漏えいが疑われるときは、社外での接触状況を含めた確認が必要です。

経営陣や管理職が関与している可能性がある

経営陣や管理職が調査対象となる場合、社内だけでは調査の独立性や客観性を保ちにくくなります。

部下が証言しづらい、調査担当者に圧力がかかる、証拠が隠されるといったおそれがある場合は、外部弁護士、第三者委員会、調査会社などの関与を検討します。

処分や法的対応に備えて第三者性が必要になる

本人が不正を否認している場合や、懲戒処分、損害賠償請求、刑事告訴を検討している場合は、客観的な証拠と調査経緯を整理する必要があります。

社内の利害関係が調査結果に影響したと見られるおそれがある場合は、外部の専門家を関与させることで、調査の中立性や客観性を補強できます。

事案に応じて専門家を使い分ける

社内不正調査では、すべてを一つの専門家に任せるのではなく、調査内容に応じて役割を分けることが重要です。

懲戒処分や損害賠償請求、刑事告訴については弁護士、会計不正については会計士や税理士、デジタル証拠の解析についてはフォレンジック専門家、社外での行動や関係先の確認については調査会社への相談を検討します。

社内不正調査でやってはいけない対応

社内不正が疑われると、早く解決したい気持ちから、強引な対応をしてしまうことがあります。

しかし、対応を誤ると、証拠が失われるだけでなく、会社側がトラブルを抱えることにもなります。

社内で噂を広げる

社内不正の疑いが出た段階で、関係者以外に情報が広がることは避けるべきです。

噂が広がると、対象者に調査を察知されるだけでなく、関係のない社員の名誉やプライバシーを傷つける可能性があります。

また、社内の不安や混乱を招き、通常業務にも影響が出ます。

情報共有は、必要最小限の範囲に限定することが重要です。

通報者を不利益に扱う

内部通報をきっかけに調査が始まった場合、通報者を不利益に扱ってはいけません。

通報者を異動させる、評価を下げる、職場で孤立させる、通報者を探すような行為は、会社の信頼を損ないます。

公益通報者保護制度では、通報を理由とする不利益な取扱いから通報者を保護することが定められています。調査では、不正の有無だけでなく、通報者保護にも配慮する必要があります。

違法・不適切な方法で証拠を集める

社内不正を調べる場合でも、違法・不適切な調査方法は避けなければなりません。

たとえば、

• 無断で私物のスマートフォンを見る

• 盗聴する

• 住居や私有地に侵入する

• 不正アクセスを行う

• 過度に私生活を監視する

• 関係者に威圧的な聞き取りをする

といった方法は問題になります。

証拠を集めることが目的でも、調査方法が不適切であれば、会社側が責任を問われる可能性があります。

調査結果が曖昧なまま処分する

不正の疑いがあるだけで処分を行うのは危険です。

懲戒処分や退職勧奨を行うには、事実関係、証拠、就業規則上の根拠、処分の相当性を慎重に確認する必要があります。

調査結果が曖昧なまま処分すると、後に不当処分として争われる可能性があります。

処分を検討する場合は、弁護士や社労士に相談しながら進めるべきです。

社内不正調査の結果、不正が判明した後の対応

社内不正が判明した場合、調査結果をもとに適切な対応を検討します。

重要なのは、感情的に対応するのではなく、証拠と手続きに基づいて進めることです。

調査結果を報告書にまとめる

まず、調査結果を報告書として整理します。

報告書には、以下の内容をまとめます。

• 調査の目的

• 調査対象

• 調査期間

• 調査方法

• 確認できた事実

• 関係者の証言

• 証拠資料

• 被害額や影響範囲

• 関与者

• 今後の対応方針

報告書は、社内処分、弁護士相談、取引先説明、再発防止策の検討に使われます。

懲戒処分・配置転換・退職勧奨を検討する

不正行為が確認された場合、就業規則や社内規程に基づいて処分を検討します。

考えられる対応には、

• 注意・指導

• 始末書

• 減給

• 出勤停止

• 配置転換

• 懲戒解雇

• 退職勧奨

などがあります。

ただし、処分は不正の内容、被害額、故意性、反復性、本人の立場、過去の処分事例などを踏まえて慎重に判断する必要があります。

損害賠償請求や刑事告訴を検討する

横領、着服、情報漏えい、背任行為などがある場合、損害賠償請求や刑事告訴を検討することもあります。

ただし、法的対応には証拠が必要です。

感情的に告訴や請求を進めるのではなく、証拠の有無、被害額、回収可能性、会社への影響などを踏まえて判断するべきです。

この段階では、弁護士への相談が必要になります。

取引先・関係者への説明を検討する

社内不正が取引先、顧客、株主、監督官庁などに影響する場合、外部への説明が必要になることがあります。

説明を行う際は、

• どこまで事実確認が済んでいるか

• 誰に説明する必要があるか

• どのタイミングで説明するか

• どの情報は開示し、どの情報は伏せるか

• 再発防止策をどう示すか

を慎重に検討する必要があります。

情報発信を誤ると、二次被害や信用低下につながる可能性があります。

社内不正の再発を防ぐためにできること

社内不正調査は、不正をした個人を処分して終わりではありません。

不正が起きた背景には、会社の管理体制や業務フローに問題がある場合もあります。同じ不正を繰り返さないためには、個人への対応に加えて、不正が起きにくい仕組みを整えることが重要です。

IPAの内部不正防止ガイドラインでは、基本方針、資産管理、技術的管理、職場環境、事後対策など複数の観点から内部不正対策を整理しています。

権限や承認フローを見直す

特定の社員に権限が集中していると、不正が起きやすくなります。

たとえば、

• 発注と承認を同じ人が行っている

• 経費精算のチェックが形式的になっている

• 取引先選定が一部の社員に任されている

• システム管理権限が広すぎる

• 退職者のアカウントが残っている

といった状態は見直すべきです。

権限分掌、承認フロー、チェック体制を整えることで、不正の機会を減らせます。

内部通報制度を整備する

内部通報制度は、社内不正の早期発見に有効です。

ただし、制度があっても、通報者が守られないと機能しません。

通報窓口を設置するだけでなく、

• 通報者を保護する

• 通報内容を適切に管理する

• 調査の流れを明確にする

• 報復行為を禁止する

• 匿名通報にも対応する

といった体制が必要です。

定期的な監査・モニタリングを行う

不正は、発覚しにくい環境で起こりやすくなります。

定期的に監査やモニタリングを行うことで、不正の兆候を早く見つけやすくなります。

確認すべき項目には、

• 経費精算

• 取引先別の発注額

• システムアクセスログ

• 勤怠データ

• 在庫管理

• 契約内容

• 顧客情報の閲覧履歴

などがあります。

従業員教育を実施する

従業員が不正のリスクや社内ルールを理解していないと、不正が起きやすくなります。

定期的な研修を通じて、

• 情報管理のルール

• 経費精算のルール

• 利益相反の禁止

• ハラスメント防止

• 内部通報制度の使い方

• 不正発覚時の処分

を周知することが重要です。

「知らなかった」「これくらい問題ないと思った」という言い訳を防ぐためにも、ルールの明文化と教育が必要です。

不正が起きやすい業務を可視化する

不正が起きやすい業務には特徴があります。

たとえば、

• 金銭を扱う業務

• 在庫を扱う業務

• 取引先を選定する業務

• 機密情報にアクセスできる業務

• 外回りが多い業務

• 上長のチェックが届きにくい業務

などです。

このような業務では、承認フロー、ログ管理、ダブルチェック、定期監査を強化する必要があります。

社内不正調査を外部に相談する際のポイント

外部に相談する際は、すでに確保している資料、社内で確認できた事実、まだ確認できていない事項を整理しておくと、必要な調査範囲を決めやすくなります。

また、証拠保全、法的判断、会計資料の分析、デジタル解析、社外での行動確認など、依頼先によって対応できる領域が異なります。何を確認したいのかを明確にしたうえで、適切な専門家を選ぶことが重要です。

エスプレッソ情報調査室では、企業の社内不正調査において、社内資料だけでは分からない実態確認をサポートしています。

たとえば、

• 勤務時間中の外部行動確認

• 取引先や関係先との接触確認

• 競合企業や第三者との接触確認

• 取引先・関係先の実態調査

• 不正の疑いがある社員の行動確認

• 弁護士・専門家と連携した証拠整理

などに対応しています。

社内資料だけでは確認できない事項がある場合は、本人への確認や社内での情報共有を広げる前にご相談ください。

まとめ

社内不正調査では、初動対応と証拠保全が非常に重要です。

不正の疑いが出た段階で本人を問い詰めたり、社内で噂を広げたりすると、証拠隠滅や口裏合わせが起こり、事実確認が難しくなる可能性があります。

まず行うべきなのは、関係者を限定し、客観的な証拠を保全することです。

そのうえで、書類・会計資料、デジタルデータ、勤怠記録、入退室記録、関係者ヒアリング、外部での行動確認などを組み合わせて、事実関係を整理していきます。

社内資料だけでは分からない不正もあります。特に、取引先との癒着、社外での接触、情報の持ち出し、勤怠不正、副業隠しなどが疑われる場合は、外部調査会社への相談も検討すべきです。

社内不正が疑われる場合は、感情的に動くのではなく、証拠に基づいて冷静に対応することが重要です。